การพัฒนารูปแบบการบริหารจัดการเอกสารดิจิทัลสำหรับเลขานุการภาควิชาโดยใช้ไมโครซอฟท์ ทีมส์ เพื่อส่งเสริมสำนักงานสีเขียว

A digital document management system implement by DepartmentSecretaries using Microsoft Teams to promote the Green Office model

Abstract

 การวิจัยนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อพัฒนารูปแบบการบริหารจัดการเอกสารดิจิทัลสำหรับเลขานุการภาควิชาอาหารเคมีและ
ภาควิชาสรีรวิทยา คณะเภสัชศาสตร์ มหาวิทยาลัยมหิดล โดยมุ่งลดปริมาณการใช้กระดาษในกระบวนการจัดการเรียนการสอนควบคู่กับการยกระดับประสิทธิภาพการปฏิบัติงานให้สอดคล้องกับนโยบายสำนักงานสีเขียวของมหาวิทยาลัย จากระบบ
การดำเนินงานในรูปแบบเดิมประสบปัญหาการใช้ทรัพยากรอย่างสิ้นเปลือง ส่งผลให้บุคลากรต้องใช้เวลาจำนวนมาก
ในการจัดทำสำเนา และจัดเรียงเอกสาร กระทบต่อประสิทธิภาพการทำงานโดยรวม ผู้วิจัยได้นำเทคโนโลยีสารสนเทศ
มาประยุกต์ใช้ผ่านโปรแกรม Microsoft Teams ในรูปแบบ Classroom เพื่อการบริหารจัดการเอกสารดิจิทัลอย่างเป็นระบบโดยทำการศึกษาเปรียบเทียบผลลัพธ์จากรายวิชาหลักจำนวน 6 รายวิชา ระหว่างปีการศึกษา พ.ศ. 2565 – 2567 ในมิติต่าง ๆได้แก่ ปริมาณการใช้กระดาษและหมึกพิมพ์ ต้นทุน ระยะเวลาการดำเนินงาน และปริมาณการปล่อยก๊าซเรือนกระจก
ผลการศึกษาพบว่า รูปแบบการบริหารจัดการเอกสารดิจิทัลที่พัฒนาประสบความสำเร็จอย่างชัดเจน สามารถลดการใช้
กระดาษได้ร้อยละ 98.70 ลดการใช้หมึกพิมพ์ได้ร้อยละ 99.31 คิดเป็นมูลค่าต้นทุนที่สามารถประหยัดทั้งสิ้น 127,557.88 บาทและลดการปล่อยก๊าซเรือนกระจก 4,144.88 kgCO2e ในด้านประสิทธิภาพการดำเนินงานพบว่าลดเวลาจัดการเอกสาร
ได้รวม 241.68 ชั่วโมง ส่งผลให้เลขานุการภาควิชามีเวลาเพิ่มขึ้นในการปฏิบัติภารกิจหลักและงานเชิงกลยุทธ์ ขณะเดียวกันเอกสารประกอบการเรียนการสอนสามารถเผยแพร่ให้นักศึกษาได้อย่างรวดเร็วและเข้าถึงข้อมูลได้ทุกที่ทุกเวลา งานวิจัยนี้แสดง
การประยุกต์ใช้เทคโนโลยีที่มีอยู่เดิมอย่างเหมาะสม ไม่เพียงช่วยลดผลกระทบต่อสิ่งแวดล้อมตามเป้าหมายของมหาวิทยาลัยยังเป็นการบริหารจัดการทรัพยากรขององค์กรให้เกิดความคุ้มค่าสูงสุด นำไปสู่การพัฒนาประสิทธิภาพการทำงานอย่างยั่งยืน 

          This research aimed to develop a digital document-management model for departmental secretaries in the Department of Food Chemistry and the Department of Physiology, Faculty of Pharmacy, Mahidol University. The primary objectives were to reduce paper consumption in teaching and learning processes while enhancing operational efficiency in alignment with the university’s Green Office policy. Under the conventional workflow, excessive use of resources and significant time spent on document duplication and organization. All of these adversely affect overall work efficiency. To address issues, information technology was integrated into administrative practices through the use of Microsoft Teams in a Classroom format, enabling a systematic transition toward a structured digital document-management system. A comparative study was conducted across six core courses during the academic years 2022 – 2024. The evaluation focused on multiple dimensions, including paper and printing ink consumption, operational costs, processing time, and greenhouse gas emissions.

            The findings demonstrated that the proposed digital document-management model was highly effective. Paper consumption was reduced by 98.70%, while printing ink usage decreased by 99.31%, resulting in total cost savings of 127,557.88 THB. Additionally, the implementation contributed to a cumulative reduction of 2,387.03 kgCO₂e in greenhouse gas emissions. In terms of operational efficiency, the system reduced document-management time by a total of 241.68 hours. This improvement enabled departmental secretaries to reallocate their time toward core responsibilities and strategic tasks. Furthermore, instructional materials could be disseminated promptly, allowing students to access learning resources anytime and anywhere. Overall, this research illustrates that the effective application of existing technological infrastructure not only supports environmental sustainability goals but also maximizes institutional resource utilization and encourages sustainable improvements in operational performance.