การบริหารการจองห้องประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ

Efficient meeting room reservation management

Abstract

ห้องประชุมเป็นทรัพยากรที่มีบทบาทสาคัญต่อการสนับสนุนภารกิจขององค์กร โดยเฉพาะหน่วยงานภาครัฐและสถาบันการศึกษา ซึ่งมีการจัดประชุม อบรม สัมมนา และกิจกรรมทางวิชาการอย่างต่อเนื่อง การขาดระบบบริหารจัดการที่มีประสิทธิภาพอาจก่อให้เกิดปัญหาการจองซาซ้อน ความล่าช้า ความไม่เป็นธรรมในการเข้าถึงทรัพยากร และความไม่พึงพอใจของผู้ใช้บริการ หน่วยบริหารสถานที่ งานกายภาพและสิ่งแวดล้อม ให้บริการห้องประชุมจานวนทั งสิ น 30 ห้อง ครอบคลุมความจุตั งแต่ไม่เกิน 10 ที่นั่งจนถึงไม่เกิน 500 ที่นั่ง บทความนี มีวัตถุประสงค์เพื่อศึกษาบทบาท แนวทาง และกระบวนการบริหารการจองห้องประชุม เพื่อพัฒนาระบบการให้บริการให้มีประสิทธิภาพและสอดคล้องกับความต้องการของผู้ใช้งาน วิธีการศึกษาใช้การวิเคราะห์กระบวนการบริหารจัดการ ตั งแต่การกาหนดระเบียบและหลักเกณฑ์การจอง การประยุกต์ใช้ระบบสารสนเทศในกระบวนการทางาน การประชาสัมพันธ์ข้อมูลแก่ผู้ใช้บริการ และการติดตามประเมินผลการใช้งานอย่างต่อเนื่อง ผลการศึกษาพบว่า ผู้ใช้บริการร้อยละ 90 มีความพึงพอใจในระดับมาก ระบบการจองที่มีความชัดเจน โปร่งใส และตรวจสอบได้ ช่วยลดปัญหาการจองซาซ้อน เพิ่มความรวดเร็วในการให้บริการ และลดภาระงานของเจ้าหน้าที่ อีกทั งระบบออนไลน์เอื อให้สามารถตรวจสอบสถานะห้องประชุมแบบเรียลไทม์ ส่งผลให้การวางแผนจัดกิจกรรมมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ น สรุปได้ว่า การบริหารการจองห้องประชุมอย่างเป็นระบบและมีมาตรฐานช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการใช้ทรัพยากร ยกระดับคุณภาพการให้บริการ เสริมสร้างภาพลักษณ์องค์กร และสนับสนุนการพัฒนาอย่างยั่งยืน สอดคล้องกับเป้าหมายการพัฒนาที่ยั่งยืน (SDGs) เป้าหมายที่ 10

Meeting rooms are a resource that plays an important role in supporting an organization's mission. Especially government agencies and educational institutions, which hold conferences, trainings, seminars, and academic activities continuously. The lack of an effective management system can lead to double bookings. Delay The Facility Management Unit, Physical and Environmental Affairs provides a total of 30 meeting rooms with capacities ranging from 10 seats to 500 seats. The purpose of this article is to study the roles, guidelines, and processes of meeting room reservation management in order to develop an efficient service system that is in line with the needs of users. The study method used the analysis of the management process, starting from the establishment of regulations and criteria for reservations. The application of information systems in the work process, the publicity of information to users, and the continuous monitoring and evaluation of the use of the The results of the study showed that 90% of users were satisfied with the service. A clear, transparent, and verifiable booking system reduces duplicate bookings. The online system also allows for real-time monitoring of the status of the meeting room. As a result, the planning of activities will be more efficient. In conclusion, systematic and standardized management of meeting room reservations helps to increase the efficiency of resource utilization, improve service quality, strengthen organizational image, and support sustainable development, in line with the Sustainable Development Goals (SDGs) Goal 10